Tahapan setelah entri komplain adalah melakukan follow up komplain, hak akses yang dapat melakukan follow up hanya untuk hak akses "Verifikasi sarana prasarana".
Pada mobile apps, menu follow up komplain ada di menu Aktivitas - Pemeliharaan sarana & prasarana
kemudian pada menu tersebut akan muncul semua tahapan status komplain mulai dari Komplain - Jadwal Perawatan (belum digunakan) - Menunggu Pengerjaan - Sedang Dikerjakan - Pengerjaan Selesai- Selesai Validasi.
Tahapan berjalan searah, tidak bisa kembali ke tahapan sebelumnya.
Setiap proses tahapan dapat dilihat oleh pelapor.
Untuk lihat tahapan komplain silahkan cek alur berikut
Pertama adalah follow up komplain, silahkan scanning komplain dan masukkan pada list pengerjaan.
Di status komplain akan muncul data waktu entri komplain, kode / ID komplain (S untuk komplain sarana - kode barang wajib diisi, P untuk komplain prasarana atau yg tidak ada kode barangnya), pelapor, ruangan, status, catatan komplain dan kode barang (untuk komplain Sarana)
Klik tombol Tindak Lanjuti/ Follow up
Silahkan isi seluruh informasi pemeliharaan sarana, untuk komplain Sarana (kode S) maka lengkapi kode sarana (jika pelapor belum entri kode sarana). Namun jika sarana yang dilaporkan akan diganti, maka klik tombol "Selesaikan dengan sarana pengganti".
Jika menggunakan sarana pengganti, maka komplain lama akan diubah statusnya menjadi “Selesai” kemudian akan dibuat komplain baru yang isinya disalin dari komplain lama.
Lebih detail tentang sarana pengganti klik artikel berikut.
Jika Tidak menggunakan sarana pengganti, maka lanjutkan dengan klik tombol "Lanjutkan Follow up"
Selanjutnya komplain akan berganti status menjadi menunggu pengerjaan.
Kedua Menunggu Pengerjaan, update status ketika akan mulai mengerjakan
Pada status menunggu pengerjaan, urutan akan diurutkan berdasarkan level urgensinya (Mendesak atau Tidak Mendesak)
Silahkan klik ubah urutan dan urutkan sesuai level urgensinya dan kli Simpan
Selanjutnya klik tombol Entri Perawatan
Silahkan update data pemeliharaan jika perlu, selanjutnya data pemeliharaan tidak dapat diubah lagi. Kemudian lanjutkan dengan klik tombol "Mulai Dikerjakan"
Ketiga Sedang Dikerjakan, update status jika pemeliharaan telah selesai
Jika pemeliharaan telah selesai, maka klik tombol "Ubah status"
Tulis perawatan yang dilakukan dan klik tombol pengerjaan selesai.
Keempat Validasi hasil pemeliharaan di status Pengerjaan Selesai
Hasil komplain atau pemeliharaan atau perawatan sarana prasarana dianggap selesai jika sudah divalidasi hasilnya di status "Pengerjaan Selesai"
Klik ubah status
Jika hasil pengerjaan dianggap belum selesai, maka silahkan informasikan pada PJ perbaikan di luar sistem. Klik tombol Selesai Validasi jika pengerjaan sudah dianggap selesai.
Lihat Riwayat Pemeliharaan
Untuk melihat riwayat pemeliharaan yang sudah selesai, silahkan akses status Selesai Validasi, berikut contohnya. Klik "Lihat Komentar" untuk melihat komentar pelapor.